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¿Qué es un ERP?

El sistema de planificación de recursos empresariales (“ERP”, por sus siglas en inglés, Enterprise Resource Planning) es un sistema de gestión de información que automatiza las tareas asociadas con las áreas operativas y productivas de una empresa.

En general, un ERP es una herramienta muy útil para gestionar los procesos internos de la compañía, porque permite integrar las operaciones de producción, logística, inventario de almacén, distribución, facturas y contabilidad de una empresa. Puede ser más o menos completo en función de las características de la empresa y de los módulos que se necesiten.

El sistema ERP recopila información de la empresa desde varias fuentes, agiliza su gestión y permite consolidar los diferentes procesos internos.

Beneficios del ERP

Optimiza los procesos internos de la empresa

Con el ERP, la coordinación entre áreas será mucho mejor al manejar todos la misma información. Este software te permitirá gestionar de forma centralizada cada departamento, mientras se opera de forma independiente en cada uno de ellos. Mejorará, por tanto, la comunicación y la eficacia en el uso de datos.

Integración total

Gracias al ERP, existirá una única base de datos y un sistema de aplicaciones con el que gestionar todos los procesos de forma integrada.

Ahorra costes

Un ERP funcionando implica un ahorro en los costes de la empresa. Mejora la eficiencia de los procesos y la capacidad de respuesta. Te permitirá tener tu empresa en orden, condición indispensable para crecer sin sobresaltos y tener tu negocio controlado.

Da acceso a información compartida, actualizada y correcta

El ERP facilita compartir información entre todos los componentes de la organización. Aumentará, por tanto, la fiabilidad de los datos mediante el uso de una sola base de datos. Te permite gestionar los permisos de cada una de las personas para consultas.

Elimina la duplicidad de datos y operaciones innecesarias

Un ERP ahorra muchas informaciones duplicadas, con lo que libera horas de trabajo a los empleados, lo que redunda en beneficio de la empresa. Permite segmentar la información disponible con facilidad.

Facilita el análisis de procesos

El ERP hace sencillo el control de gestión al facilitar el análisis de cualquier área, como el grado de servicio en logística, la rotación del stock en compras, el cumplimiento de objetivos, etc.

Mejora la imagen externa

Tu organización funcionará mucho mejor y eso lo notarán todos los interlocutores de tu empresa. Los propios trabajadores podrán estar más enfocados al cliente, independientemente de su área de trabajo; los proveedores se exigirán más a sí mismos al trabajar con una empresa que funciona bien y, cómo no, lo más importante, tus clientes mejorarán la imagen que tienen de tu empresa.

Implica más ventas

Orden y concierto, mejor gestión, mayor satisfacción, mejor producto, mejor servicio en todas las áreas de la empresa, solo pueden tener una consecuencia: más y mejores ventas.

Características del ERP

Gestión eficiente

La información que te facilitará el ERP, bien utilizada, te permitirá aumentar el rendimiento en todas las áreas implicadas. Te ayudará a reducir costes, a ahorrar tiempo en los procesos, a medir el rendimiento, a mejorar el servicio al cliente y a hacer todo mucho más sencillo y cómodo de utilizar.

Integración

Las diferentes áreas de la empresa estarán coordinadas gracias a la integración que facilita el ERP. Ventas, operaciones, finanzas, logística, recursos humanos, compras… Se podrá ver un aumento en la productividad de los empleados y la disminución de costes de compra, de producción, operativos… Asimismo ayudará en la planificación de producción, en la financiera, en las de ventas. Por ejemplo, los datos de ventas alimentarán la planificación de la producción y, a su vez, ambos serán utilizados para elaborar los presupuestos contables y de tesorería. También contribuirá a que el departamento de sistemas de la empresa sea percibido como un área de mayor valor, al redundar las tareas a ellos asociadas en una gestión más eficiente, una mejora en los procesos y un incremento de las ventas.

Al trabajar en un proyecto concreto, se puede utilizar el software de ERP para crear y supervisar tareas. Permite establecer los hitos del proyecto y facilitará a los participantes en el mismo dejar comentarios y adjuntar archivos importantes a medida que avanza el plan.

Aunque cada proveedor de ERP ofrece opciones de integración ligeramente diferentes, la mayoría permite compartir datos de las aplicaciones más extendidas de correo electrónico, Office y otros software de uso común.

Análisis

EL ERP no sólo permite almacenar datos en una base de datos común a toda la empresa, sino que ofrece herramientas de análisis. Puede extraer datos de diferentes campos del sistema y segmentarlos con filtros, cuyo análisis llevará a extraer las conclusiones adecuadas, facilitando la toma de las mejores decisiones para tu empresa.

Funcionalidad y facilidad de uso

Para decidir el ERP más adecuado, una vez hayas identificado las necesidades de tu empresa, deberás plantearte la funcionalidad y la facilidad de uso del nuevo software. Si es compatible con las plataformas de datos que usas actualmente o si aporta una solución para sustituirlas. También, si consideras que es adecuado para las características de tu compañía y de los empleados que serán sus usuarios. Al mismo tiempo deberás sopesar si es adecuado para tu sector. Existen ofertas de ERP específicas para determinados sectores. Tampoco se debe olvidar valorar si el ERP es el adecuado para el crecimiento del negocio que persigues, con tus necesidades futuras.

Soluciones móviles y sociales

Cada vez más, los sistemas de ERP existentes en el mercado ofrecen aplicaciones móviles que facilitan el uso del sistema de forma remota. Así se mejora la calidad de la información, la actualización y el control.

Proveedores

Queremos ayudarte a encontrar el proveedor que sea capaz de cubrir con su ERP las necesidades de tu empresa. Para ello deberá entender lo que verdaderamente buscas. Debe tener experiencia y seriedad en el cumplimiento del plazo de implantación pactado, compromiso de satisfacer tus necesidades específicas, un servicio al cliente desarrollado que esté siempre disponible para resolver cualquier imprevisto que pueda surgir, así como cumplir con el presupuesto y plazo acordados en la implantación.

La implementación debe llevarse a cabo correctamente y en un plazo razonable. Esto no sólo dependerá del proveedor sino también de la buena disposición y acogida de tu propia empresa.

Alguno de los software ERP más conocidos son:

  • SAP
  • Oracle
  • Microsoft Dynamics
  • Netsuite

Costes de un ERP

El precio de un software ERP dependerá, fundamentalmente, del tamaño y la complejidad de tu negocio. En principio, son las empresas medianas y grandes las que más contratan este sistema. Sin embargo, las pequeñas empresas pueden aprovechar estos sistemas más o menos estándar sin necesidad de tirar la casa por la ventana.

Inversión inicial

Será necesaria una inversión inicial que cubra los costes iniciales del hardware, el software y la consultoría de implantación.

Mantenimiento durante la vida útil y mejoras

Hay que prever que existirán costes adicionales durante la vida útil del ERP. Los fabricantes deben mantener y actualizar su sistema durante bastantes años, por lo que tu empresa se verá afectada en gran medida por el buen hacer de la empresa suministradora.

Se debe contemplar la implantación de un sistema ERP como una inversión y no como un gasto. Como toda buena inversión, deberá generar un valor a tu negocio en el futuro.

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